U bent hier:

Privacyverklaring

Privacyverklaring der S.V. LIFE (versie 27-05-2021)

S.V. LIFE verwerkt verscheidene persoonsgegevens van haar leden en bezoekers van haar website zowel digitaal als op papier. S.V. LIFE draagt hierbij zorg voor goede beveiliging en zorgvuldige verwerking van de persoonsgegevens van haar leden. Hierbij wordt aan de voorwaarden voldaan die zijn gesteld in de Europese privacywet, beter bekend als de ‘General Data Protection Regulation’ (GDPR) of de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (AVG). In dit privacy statement staat beschreven welke gegevens door S.V. LIFE verzameld worden en hoe er met deze gegevens omgegaan wordt. Als u na het lezen van de onderstaande informatie nog vragen heeft, dan kunt u contact opnemen met de Abactis van S.V. LIFE via abactis@svlife.nl. De privacyverklaring kan aangepast worden, dus houd de website in de gaten voor de meest recente versie.

Welke gegevens verzamelen wij?

Klikgedrag

De klikgegevens van websitebezoekers van onze website worden bijgehouden. De geautoriseerde personen van S.V. LIFE kunnen klikgedrag bekijken en het aantal kliks per pagina zien. Deze informatie is geanonimiseerd en is niet te herleiden tot de identiteit van de websitebezoeker. De verzamelde gegevens worden uitgezet in statistieken waarmee de effectiviteit van aangeboden informatie kan worden beoordeeld. Het doel hiervan is het optimaliseren van de inrichting van de website, zodat S.V. LIFE haar dienstverlening kan optimaliseren.

Persoonsgegevens voor lidmaatschap

Wanneer iemand zich inschrijft als lid van S.V. LIFE dienen de volgende persoonsgegevens verplicht doorgegeven te worden: voornaam, initialen, tussenvoegsel(s), achternaam, adresgegevens (adres, postcode en woonplaats), telefoonnummer (vast of mobiel), e-mailadres, geboortedatum, geslacht en studie. Daarnaast moet er worden doorgegeven of degene die zich inschrijft een internationale student is of niet. Ook houdt S.V. LIFE bij in welke studiefase (bachelor, master Leiden of Delft, alumnus) haar leden zijn.

Deze gegevens worden gebruikt voor onze ledenadministratie, het versturen van het verenigingsblad en de digitale nieuwsbrief, online inschrijvingen voor activiteiten en voor het versturen van overige poststukken met de juiste aanhef. Telefoonnummers worden gebruikt om leden op een snelle en persoonlijke manier te kunnen benaderen over verenigingszaken. Geboortedata worden verzameld zodat S.V. LIFE zich aan wettelijke 18+ regelingen kan houden bij borrels en activiteiten. Of een student internationaal is of niet, wordt bijgehouden zodat er gericht relevante informatie aan de studenten kan worden verschaft.

Statutair is vastgelegd dat een gewoon lid, bij het behalen van zijn bachelorsdiploma Life Science & Technology (en daarna stoppen met de studie Life Science & Technology) of masterdiploma Life Science & Technology of Chemistry, alumnus van S.V. LIFE wordt. Gegevens van alumni worden bewaard, zodat alumni kunnen worden uitgenodigd voor activiteiten die speciaal voor alumni georganiseerd worden door S.V. LIFE.

Ook wordt er bij inschrijving, met toestemming van het lid, een foto gemaakt van het nieuwe LIFE-lid. Deze foto wordt gebruikt voor de “smoelenposter” die verdeeld wordt onder alle leden van het eerste jaar en die op de studieverenigingenruimtes van S.V. LIFE hangt en wordt gebruikt voor de ledenlijst (naam, cohort, foto) in de almanak van S.V. LIFE die jaarlijks wordt uitgebracht.

Persoonsgegevens voor activiteiten

Wanneer een persoon zich inschrijft voor een activiteit van S.V. LIFE worden indien nodig naam, achternaam, mobiel telefoonnummer en e-mailadres verzameld. Dit is ten eerste zodat deelnemers kunnen worden geïnformeerd over de activiteit. Het tweede doel hiervan is de controle van lidmaatschap. Door de gegevens in te laten vullen, kan worden geverifieerd dat de persoon in kwestie daadwerkelijk lid is van S.V. LIFE. Voor sommige activiteiten, zoals studiereizen, zijn extra persoonsgegevens van de deelnemers nodig om de organisatie mogelijk te maken. Indien extra informatie gevraagd wordt, zal deze informatie niet worden opgeslagen in de database. Op elk inschrijfformulier geeft de deelnemer toestemming voor het verwerken van de opgegeven gegevens. Deze gegevens worden indien nodig ook verstrekt aan derde partijen, denk bijvoorbeeld aan een vliegmaatschappij. Alle inschrijflijsten met persoonsgegevens worden na afloop van de activiteit verwijderd of vernietigd.

Foto’s

Tijdens de activiteiten van S.V. LIFE worden foto’s gemaakt voor het fotoarchief. Deze worden opgeslagen in een beveiligde omgeving, waar alleen het bestuur van S.V. LIFE toegang toe heeft. Sommige foto’s worden gedeeld op de website van S.V. LIFE en/of op sociale media. Bij inschrijving kunt u aangeven dat er nooit foto’s van u gepubliceerd mogen worden. De fotopagina op de website is niet te bereiken voor niet-leden van S.V. LIFE. Foto’s die schadelijk geacht worden door het bestuur zullen niet gedeeld worden op de fotopagina.
Foto’s van evenementen die niet schadelijk geacht worden door het bestuur zijn kunnen ook gebruikt worden ter promotie in bijvoorbeeld het periodeblad van LIFE (Vision of LIFE), of de Almanak. Deze foto’s kunnen ook gedeeld worden met contacten van S.V. LIFE. Mocht er toch een ongewenste foto op de website van S.V. LIFE of andere sociale media staan, dan kan er een mail gestuurd worden naar abactis@svlife.nl en wordt de foto verwijderd.

Betaalgegevens

Naast bovenstaande gegevens wordt aan de leden en begunstigers van S.V. LIFE ook gevraagd om hun IBAN-nummer te delen voor de periodieke automatische incasso. Voor declaraties worden daarnaast de naam en het rekeningnummer van het lid dat de declaratie indient gevraagd.

Wie heeft toegang tot gegevens van leden?

Bestuur

Het huidige LIFE-bestuur heeft toegang tot alle ingevoerde persoonsgegevens en statistieken, aangezien zij verantwoordelijk is voor alle verenigingszaken waaronder de organisatie van activiteiten en alle communicatie.

Commissies

Wanneer een commissie activiteiten organiseert waarvoor persoonsgegevens nodig zijn, heeft naast het bestuur ook deze commissie toegang tot de benodigde persoonsgegevens van de betrokken leden. Deze gegevens worden alleen verstrekt aan de commissieleden als de commissieleden verklaard hebben conform de AVG om te gaan met de persoonsgegevens.

Externe partijen

Met externe partijen die persoonsgegevens verwerken die vanuit S.V. LIFE komen, is een overeenkomst getekend met betrekking tot het verwerken van deze persoonsgegevens. Hierdoor kunnen deze partijen de gegevens alleen voor de beoogde doelen gebruiken en moeten deze vervolgens weer verwijderd worden. Deze gegevens worden alleen verstrekt aan de externe partij indien het lid hier zelf toestemming voor heeft gegeven.

Vastlegging en beveiliging van gegevens

Ledenbestand

S.V. LIFE maakt gebruik van een ledendatabase in een beveiligde omgeving. Deze database is alleen toegankelijk via een bestuursaccount dat beveiligd is met een wachtwoord. Dit wachtwoord is alleen bekend bij het bestuur. In de ledendatabase staan de gegevens die vermeld zijn onder ‘Welke gegevens verzamelen wij? – Persoonsgegevens’ met uitzondering van de foto voor de smoelenposter en almanak.

Overige documenten

Alle overige digitale documenten met persoonsgegevens die S.V. LIFE verzamelt, worden opgeslagen in een beveiligde omgeving alleen toegankelijk voor het bestuur. Eventuele papieren documenten met daarop persoonsgegevens staan in kasten die afgesloten zijn door middel van een sleutelslot.

Hoe lang bewaren wij gegevens van leden?

Wij zullen alle gegevens die een lid indient voor lidmaatschap, bewaren tot een lid of alumnus aangeeft dat hij/zij wenst dat zijn/haar gegevens verwijderd worden uit de database. Machtigingen die gebruikt worden voor de automatische incasso, worden tot 14 maanden na de laatste incasso bewaard, zoals verplicht is volgens de SEPA-voorschriften, en daarna zo snel mogelijk verwijderd. S.V. LIFE is daarnaast verplicht declaraties 7 jaar te bewaren.

Wat zijn uw rechten als lid van S.V. LIFE?

Inzage en rectificatie

U heeft te allen tijde het recht om de door S.V. LIFE bewaarde gegevens in te zien en om rectificatie aan te vragen wanneer er iets niet klopt in de administratie. Onjuistheden in gegevens kunnen ook door uzelf aangepast worden op de website via uw account. U kunt een overzicht van uw gegevens opvragen bij het bestuur via de huidige Abactis van S.V. LIFE of u kunt de gegevens op de bestuurskamer in komen zien (kamer s.08B, Einsteinweg 55, 2333 CC Leiden of kamer C0.090, van der Maasweg 9, 2629 HZ Delft).

Bezwaar en klachten

U heeft volgens de wet het recht om bezwaar te maken tegen het verzamelen van gegevens en om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer u dit nodig acht. Wanneer u het niet eens bent met het verzamelen van essentiële gegevens voor het lidmaatschap, kunt u de Abactis van S.V. LIFE benaderen. Indien een lid de gegevens wil verwijderen in de administratie van LIFE, zal het lidmaatschap hiermee ook beëindigd worden.

Vergetelheid

In Artikel 17 van de AVG is het zogeheten recht op vergetelheid opgenomen.  Dit recht houdt in dat S.V. LIFE in een aantal gevallen persoonsgegevens moet wissen als een betrokkene erom vraagt. Op deze manier bestaat er geen link meer tussen het individu en bepaalde informatie. Ook in dit geval zal het lidmaatschap per direct worden beëindigd. Uitzonderingen worden gemaakt op leden die debiteur zijn van S.V. LIFE. Zij kunnen pas gebruik maken van het recht op vergetelheid, zodra het lid het verschuldigde bedrag heeft betaald.

Overdracht

U heeft het recht op overdracht van gegevens. Wanneer u zich bij een andere instantie inschrijft, kunt u een instantie die reeds over deze gegevens beschikt, verzoeken om benodigde gegevens te verstrekken. Op deze manier hoeft u niet opnieuw alle gegevens door te geven. In dit geval ontvangt u een bestand met uw gegevens die bekend zijn bij de partij die de gegevens verstrekt.

Verstrekking van gegevens

Wanneer een persoon niet instemt met het verstrekken van gegevens die nodig zijn voor de ledenadministratie, kan deze persoon geen lidmaatschap bij LIFE verkrijgen.